Benedikta Orn hade aldrig sett sig sjalv som en eventmanniska. Hon ar analytisk, gillar att arbeta ensam och blir trott av stora grupper. Anda har hon koordinerat tio evenemang under de senaste tva aren, de flesta utan namnvarda problem.
Hennes utgangspunkt: skriv ner allt som kan ga fel
Innan Benedikta borjar planera nagot som helst satter hon sig ner och skriver en lista over mojliga problem. Inte for att vara pessimistisk, utan for att varje punkt pa listan kan fa en losning i forhand. Det gor att hon slipper improvisera nar trycket ar som hogst.
Vid ett seminarium for 35 deltagare identifierade hon 14 potentiella problemomraden. Nio av dem uppstod faktiskt. Eftersom hon hade losningar klara tog det sammanlagt under 40 minuter att hantera dem alla.
Kommunikation pa hennes villkor
Benedikta skickar aldrig ett muntligt besked om hon kan skicka ett skriftligt. Alla leverantorsavtal sammanfattas i ett enkelt dokument som bada parter signerar. Det later formellt, men det sparar tid nar minnena skiljer sig at.
Hon bokade aldrig moten som kunde ersattas med ett e-postmeddelande. Det frigjorde tid for det hon faktiskt ar bra pa: att granskas detaljer, kontrollera logistik och se till att ingenting faller mellan stolarna.
Vad hon aldrig gor
Benedikta tar aldrig pa sig rollen som vardinna under sjalva evenemanget. Hon ser till att det finns en annan person for det. Hennes jobb slutar nar evenemanget startar, och det ar en princip hon aldrig kompromissar med.