Sigrid Hallqvist ar inte den som trivs i centrum. Hon foredrar listor framfor mingel, och tystnad framfor spontana diskussioner. Anda fick hon uppdraget att planera ett internt foretaksevenemang for 80 personer med tre veckors forberedelsestid.
Steg 1: Strukturen forst, detaljerna sedan
Det forsta Sigrid gjorde var att dela upp projektet i tre faser: logistik, innehall och kommunikation. Hon anvande ett enkelt kalkylblad i stallet for dyra projektverktyg. Varje fas fick en dedikerad dag for planering, sa att hon slapp byta fokus konstant.
Det hon insag tidigt var att de flesta evenemangsproblem uppstar nar man blandar ihop faserna. Att boka lokalen och skriva agendans innehall samtidigt skapar kaos.
Steg 2: Delegera med precision
Sigrid kontaktade leverantorer via e-post, inte telefon. Hon skickade detaljerade skriftliga instruktioner och bad om skriftliga bekraftelser. Det sparade henne fran manga missforstand och gav henne dokumentation om nagot gick fel.
Hon delegerade all muntlig koordination till en kollega som trivs med improvisation. Det var inte en svaghet, det var ett medvetet val baserat pa vad hon visste om sig sjalv.
Steg 3: Buffertid som princip
Varje leverans fick en intern deadline som lag 48 timmar fore den verkliga. Nar cateringforetaget levererade fel antal bord dagen fore evenemanget, fanns det tid att losa problemet utan panik.
Evenemanget genomfordes utan storre problem. Sigrid tillbringade sjalva kvallen bakom ett bord med checklistan, inte pa dansgolvet. Det fungerade utmarkt.